(Senior) Specialist Stammdatenmanagement (w/m/d)
Deine Aufgabe
In deiner Rolle übernimmst du die Verantwortung für die Qualität unserer Mandanten-, Kontakt- und Matter-Stammdaten und sorgst dafür, dass neu angelegte Mandate/Matter vollständig, plausibel und im Einklang mit unseren internationalen Richtlinien erfasst werden. Dabei arbeitest du eng mit Kolleg:innen aus Risk & Compliance, Finance, Business Development und IT zusammen, entwickelst unsere Standards und Prozesse rund um die Mandats- und Datenanlage weiter, schulst Mitarbeitende an verschiedenen Standorten und analysierst regelmäßig die Datenqualität, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen. Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:
- Qualitätskontrolle neu angelegter Mandate/Matter inkl. Prüfung auf Vollständigkeit, Plausibilität und Einhaltung globaler Richtlinien sowie Freigabe der zugehörigen Stammdaten
- laufende Pflege, Aktualisierung und Bereinigung von Mandanten-, Kontakt- und Matter-Stammdaten inkl. Definition und Weiterentwicklung von Standards (z. B. Naming Conventions, Klassifizierungen)
- regelmäßige Datenqualitätsprüfungen (Dubletten, veraltete oder widersprüchliche Einträge) und standortübergreifende Koordination von Bereinigungsmaßnahmen
- enge Zusammenarbeit mit Risk & Compliance, Finance, BD/Marketing und IT zur Sicherstellung abrechnungs-, risiko- und reportingrelevanter Datenqualität sowie Mitarbeit an Systemanpassungen und -projekten
- Mitarbeit an Governance und Prozessen für Stammdaten (Richtlinien, Freigabeprozesse, Rollenmodelle) sowie Erstellung von Dokumentationen, Guidelines und Checklisten
- Planung und Durchführung von Schulungen für Anwält:innen, Sekretariate und Business-Services-Teams im In- und Ausland zur Sensibilisierung für Datenqualität
- Erstellung und Analyse von Datenqualitätsreports, Mitwirkung an BI-/Reporting-Projekten sowie Identifikation und Initiierung von Automatisierungs- und Prozessverbesserungspotenzialen
Du überzeugst durch
In dieser Rolle überzeugst du durch hohe Serviceorientierung, ausgeprägte Sorgfalt und ein gutes Verständnis für Abläufe in einer internationalen Wirtschaftskanzlei oder einem vergleichbaren Umfeld. Du denkst prozessorientiert, kommunizierst sicher auf verschiedenen Hierarchieebenen und hast ein ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein. Dazu bringst du idealerweise folgendes mit:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder vergleichbare Qualifikation; idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in einer internationalen Wirtschaftskanzlei oder einem anderen Professional-Services-Umfeld
- mehrjährige Erfahrung im Stammdatenmanagement (Mandanten, Kontakte, Matter/Projekte) oder in einer vergleichbaren Funktion (z. B. Finance- oder Compliance-nahe Rolle) von Vorteil
- sehr sorgfältige, strukturierte und prozessorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
- gutes Verständnis der Zusammenhänge zwischen Mandatsanlage, Billing, Controlling, KYC/Compliance und Reporting
- sicherer Umgang mit Kanzlei-/PMS-Systemen (idealerweise Elite 3E) sowie sehr gute MS-Excel-Kenntnisse; Erfahrung mit CRM-Systemen ist ein Plus
- hohe Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeit, um mit unterschiedlichen Stakeholdern auf verschiedenen Hierarchieebenen (national und international) effektiv zusammenzuarbeiten
- hohe Integrität und Diskretion, verbunden mit Sensibilität für Datenschutz (insb. DSGVO) und regulatorische Anforderungen
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil
Wir bieten dir
- eine spannende und verantwortungsvolle Aufgabe und eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Chance, in einer wachsenden Kanzlei sehr schnell Verantwortung zu übernehmen
- eine langfristige, berufliche Perspektive in einer sich stets weiterentwickelnden modernen Wirtschaftskanzlei
- ein tolles standordübergreifendes Team mit flachen Hierarchien, gute Stimmung, viel Spaß an der Arbeit und genügend Raum deine eigenen Ideen einzubringen
- die Förderung und Unterstützung deiner fachlichen und persönlichen Entwicklung sowie immer ein offenes Ohr
- eine gute Work-Life-Balance, Zeit für deine persönlichen Belange und ein modernes Arbeitsumfeld in den Themen wie Diversity, Sustainability und Well-being-Angebote (Mobilitätsbudget, vermögenswirksame Leistungen, BAV, JobRad, Fitnessangebote, Dog Rules, Möglichkeit zum Mobile Working etc.) nicht nur Absichtserklärungen sind, sondern Daily Business
- zentral gelegene und gut angebundene, moderne Büros, aber auch die Möglichkeit zeitlich und örtlich flexibel zu arbeiten
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Osborne Clarke versteht sich als diverse Gesellschaft. Wir betrachten dies nicht nur als Floskel, sondern leben diese Einstellung jeden Tag. Wir stehen für Chancengleichheit und Vielfalt und setzen uns für Integration am Arbeitsplatz ein. Wir stellen uns bewusst gegen jegliche Form der Diskriminierung und Belästigung aufgrund von Geschlecht & geschlechtlicher Identität, körperlicher & geistiger Fähigkeiten, Religion & Weltanschauung, sexueller Orientierung, sozialer Herkunft, Alter sowie allen weiteren Diversitäts-Merkmalen. Nur um die Lesbarkeit zu erleichtern, verwenden wir in diesem Text das generische Maskulinum.